Butuh rekap transaksi PayPal untuk mencocokkan pembayaran pelanggan atau merapikan catatan bulanan? Anda tidak perlu menyalin transaksi satu per satu. Melalui situs web PayPal, laporan aktivitas bisa dibuat berdasarkan periode lalu diunduh, termasuk dalam format PDF dan CSV.
Pilih PDF jika ingin membaca atau menyimpan laporan sebagai dokumen. Pilih CSV jika datanya akan diperiksa di spreadsheet. Jalur ini berbeda dari permintaan salinan data pribadi melalui menu Data & Privasi, jadi tentukan kebutuhan Anda sebelum membuat permintaan.
Sebelum mulai
- Masuk langsung ke situs resmi PayPal melalui browser, bukan lewat tautan unduhan dari pesan yang tidak dikenal.
- Tentukan tanggal awal dan akhir transaksi yang ingin diperiksa.
- Siapkan folder penyimpanan yang tidak dibagikan ke orang lain, karena laporan bisa memuat informasi transaksi.
- Gunakan komputer jika Anda ingin langsung mengolah file CSV di aplikasi spreadsheet.
Menurut PayPal, laporan aktivitas transaksi dapat diunduh untuk riwayat hingga tujuh tahun terakhir. Namun, satu permintaan hanya dapat mencakup aktivitas hingga 12 bulan. Kalau membutuhkan beberapa tahun, pecah permintaan menjadi beberapa rentang, bukan memasukkan seluruh periode sekaligus.
Langkah 1: Buka unduhan laporan aktivitas
- Masuk ke akun PayPal melalui situs web.
- Buka Riwayat atau Activity.
- Klik ikon Unduh.
- Pilih Kustom atau Custom.
- Pilih laporan yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda, lalu ikuti petunjuk pembuatan laporan.
Panduan resmi ini menggunakan alur di web. Jika Anda sedang memakai aplikasi ponsel dan tidak menemukan pilihan yang sama, buka situs PayPal melalui browser. Nama menu dapat terlihat dalam bahasa Indonesia atau Inggris, sesuai tampilan akun Anda.
Langkah 2: Tentukan periode dan format file
Gunakan periode yang benar-benar diperlukan. Untuk mencocokkan pemasukan bulan September, misalnya, buat laporan September terlebih dahulu. Rentang yang lebih terarah membuat pemeriksaan lebih mudah dibanding membuka seluruh riwayat beberapa tahun.
- PDF: praktis untuk membaca laporan dan menyimpannya sebagai arsip dokumen.
- CSV: cocok untuk menyaring baris, mengurutkan tanggal, dan mencocokkan transaksi di Excel atau aplikasi spreadsheet lain.
- Format lain: PayPal juga menyebut Quicken, QuickBooks, dan TAB sebagai format unduhan aktivitas yang tersedia.
Jangan menganggap semua laporan memiliki susunan kolom yang sama. Setelah file selesai dibuat, periksa apakah jenis laporan dan periodenya sudah sesuai dengan tujuan Anda. Simpan salinan asli sebelum menghapus kolom atau menyusun ulang data untuk keperluan kerja.
Langkah 3: Buat permintaan lalu unduh ketika siap
Ikuti petunjuk pada halaman untuk menghasilkan laporan. Setelah statusnya siap, klik Unduh. PayPal menjelaskan bahwa log riwayat berukuran besar dapat memerlukan waktu lebih lama, hingga lima hari kerja tergantung beban server. PayPal akan mengirim email ketika file siap diunduh.
Jadi, file yang belum langsung tersedia bukan berarti permintaan pasti gagal. Periksa kembali halaman laporan dan pastikan akun yang digunakan benar. Untuk berjaga-jaga terhadap pesan palsu, buka situs PayPal sendiri saat ingin mengambil file, bukan langsung memasukkan kata sandi dari tautan email.
PayPal menyimpan tiga file log riwayat terakhir yang baru selesai. Log kecil dapat langsung diunduh dan tidak disimpan. Setelah file tersedia, sebaiknya segera pindahkan ke folder arsip Anda agar tidak bergantung pada daftar unduhan di akun.
Kalau hanya perlu laporan bulanan
PayPal menyediakan jalur khusus melalui halaman paypal.com/reports/accountStatements. Di sana, klik Minta di samping bulan yang diperlukan, lalu pilih Unduh ketika laporan sudah siap.
Gunakan jalur bulanan untuk kebutuhan arsip per bulan. Gunakan laporan kustom jika Anda perlu rentang yang berbeda, misalnya pertengahan satu bulan sampai pertengahan bulan berikutnya. Keduanya tetap perlu diperiksa sebelum dipakai sebagai dasar pencocokan catatan.
Cara membaca CSV tanpa salah menghitung
Buka file CSV di aplikasi spreadsheet, lalu periksa judul kolom sebelum menghitung. PayPal menjelaskan bahwa file dipisahkan koma dapat digunakan sebagai spreadsheet Excel. Jika seluruh isi muncul dalam satu kolom, gunakan fitur impor teks/CSV pada aplikasi Anda dan pilih pemisah koma.
Sebagai langkah pemeriksaan praktis, cocokkan periode, mata uang, dan transaksi yang ingin dihitung. Jangan menjumlahkan semua angka hanya karena berada di kolom yang sama. Bedakan nilai transaksi, biaya, serta pengembalian dana sesuai informasi yang benar-benar muncul pada laporan.
Jika ada refund yang belum cocok dengan catatan Anda, gunakan panduan membaca status refund PayPal dan menelusuri jalur pengembaliannya. Laporan aktivitas membantu penelusuran, tetapi status pengembalian tetap perlu diperiksa pada transaksi terkait.
Berbeda dengan unduhan data pribadi
Kalau kebutuhan Anda adalah salinan data pribadi akun, bukan rekap transaksi untuk spreadsheet, PayPal memberi jalur berbeda bagi pemilik rekening pribadi:
- Buka Pengaturan Rekening.
- Pilih Data & Privasi.
- Klik Unduh data Anda.
- Pilih opsi data, lalu klik Kirim Permintaan.
Untuk jenis data yang tidak tercantum dalam laporan standar, PayPal menyarankan menghubungi mereka. Permintaan akses data juga dapat melibatkan pemeriksaan identitas. Jangan mengirim dokumen identitas atau laporan transaksi ke pihak yang mengaku membantu tanpa memastikan jalur komunikasinya resmi.
Jika ada kendala
Periode yang dibutuhkan lebih dari setahun
Pecah menjadi beberapa permintaan, masing-masing maksimal 12 bulan. Riwayat aktivitas yang disebut PayPal tersedia hingga tujuh tahun terakhir.
File belum siap atau tidak terlihat di daftar
Periksa status permintaan di web. Laporan besar dapat memerlukan hingga lima hari kerja. Perhatikan pula bahwa PayPal hanya menyimpan tiga log riwayat terakhir yang baru selesai, sementara log kecil langsung diunduh.
Sebelum membagikan hasil rekap kepada rekan kerja, buat salinan yang hanya berisi informasi yang diperlukan. Simpan file mentah secara terpisah supaya catatan asli tetap tersedia saat ada transaksi yang perlu ditelusuri kembali.
Leave a Reply